Het vertrouwenspersoon jaarverslag
2 januari 2024
Bouchra Ait M'Bark
Partner Yoconfio - The social safety company
Een vertrouwenspersoon jaarverslag is een geanonimiseerd overzicht van de klachten en consultaties bij de interne en/of externe vertrouwenspersonen, voorzien van een toelichting en met vermelding van het resultaat. Daarnaast doen de vertrouwens- personen aanbevelingen voor de toekomst.
Inhoudsopgave
- Waarom een vertrouwenspersoon jaarverslag?
- Wie maakt het vertrouwenspersoon jaarverslag?
- Wat staat er in het vertrouwenspersoon jaarverslag?
- Wie ontvangt het vertrouwenspersoon jaarverslag?
- De Ondernemingsraad en het jaarverslag vertrouwenspersoon
- Is het maken vertrouwenspersoon jaarverslag verplicht?
Waarom een vertrouwenspersoon jaarverslag?
Het vertrouwenspersoon jaarverslag geeft inzicht in het aantal en soort meldingen van ongewenste omgangsvormen in de organisatie. Dit is een belangrijke bron van informatie voor organisaties die een sociaal veilig werkklimaat nastreven.
Met de informatie uit het vertrouwenspersoon jaarverslag kan de organisatie maat- regelen treffen om het werkklimaat te verbeteren. Dit is niet alleen goed voor de organisatie en de eigen medewerkers, het geeft organisaties ook een betere positie ten opzichte van de concurrentie. Steeds meer leveranciers en afnemers streven eerlijk en sociaal veilig werk na binnen de hele keten.
Wie maakt het vertrouwenspersoon jaarverslag?
Het vertrouwenspersoon jaarverslag wordt samengesteld door de vertrouwenspersoon, of indien er sprake is van meerdere vertrouwenspersonen door de coördinerend vertrouwenspersoon. Het is in dat laatste geval belangrijk dat alle vertrouwens- personen goed samenwerken en op dezelfde wijze hun gegevens samenstellen en rapporteren.
Bij het opmaken van het rapport zorgt de vertrouwenspersoon ervoor dat de gegevens niet herleidbaar zijn naar personen.
Wat staat er in het vertrouwenspersoon jaarverslag?
Een vertrouwenspersoon jaarrapportage is deels cijfermatig en deels toelichtend van aard.
Een overzicht en analyse van de meldingen
Het rapport geeft een samenvatting van het aantal ontvangen meldingen, onderverdeeld naar de aard van de klachten, zoals ongewenste omgangsvormen, integriteitskwesties of andere relevante categorieën.
Benchmark met voorgaande jaren
De meeste vertrouwenspersonen zetten de resultaten af tegen voorgaande jaren en proberen daar een verklaring voor te vinden. Zo waren er in de corona periode andersoortige meldingen dan afgelopen jaar.
Evaluatie maatregelen en interventies
Het rapport kan inzicht geven in de genomen maatregelen en interventies om klachten op te lossen of te voorkomen. Is er bijvoorbeeld een gedragscode ingevoerd, zijn er workshops geweest? In het verslag wordt daar melding van gemaakt.
Dat kan uiteraard alleen als de vertrouwenspersonen goed op de hoogte zijn en betrokken worden bij het beleid van de organisatie. Steeds meer organisaties erkennen de toegevoegde waarde van de vertrouwenspersoon.
Aanbevelingen
Op basis van de bevindingen en ervaringen kan de vertrouwenspersoon aanbevelingen doen om het beleid, de procedures of de werkomgeving te verbeteren en mogelijke risico's te verminderen.
Verantwoording bestede tijd en middelen
De vertrouwenspersoon jaarraportage bevat een sectie waarin de bestede tijd en middelen worden verantwoord. Hierin worden de gemaakte kosten voor training en opleiding, intervisie, consultaties opgenomen.
Wie ontvangt het vertrouwenspersoon jaarverslag?
Het vertrouwenspersoon jaarverslag wordt gericht aan de directie/bestuurder die dit met de afdeling personeelszaken en de ondernemingsraad deelt.
Indien daar aanleiding toe is wordt de vertrouwenspersoon uitgenodigd om een toelichting te geven. De vertrouwenspersoon kan zelf ook het initiatief nemen om een afspraak te maken met de bestuurder om het verslag te bespreken.
De ondernemingsraad en het jaarverslag vertrouwenspersoon
Het is gebruikelijk en verstanding om de Ondernemingsraad de te betrekken bij initiatieven die te maken hebben met sociale veiligheid en integriteit. Daar hoort ook de vertrouwenspersoon jaarrapportage bij.
De Ondernemingsraad kan bepaalde trends in een perspectief plaatsen vanuit de werknemers en meedenken met eventuele oplossingen en interventies.
Is het maken van een vertrouwenpersoon jaarverslag verplicht?
Dit hangt af van de sector en het soort bedrijf. Yoconfio kan checken of het verplicht is. Ook al is het niet verplicht, het is als bedrijf wel handig om een jaarlijks overzicht bij te houden. Het gaat immers om kerngegevens die het succes van je organisatie bepalen.
Ook kan het zijn dat afnemers of leveranciers willen weten of je goed met je personeel omgaat (CSRD en ESG richtlijnen).
Vanuit de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen (LVV) wordt het sterk aanbevolen om een vertrouwenspersoon jaarverslag te maken.
Yoconfio biedt de mogelijkheid om als extern vertrouwenspersoon de regie te nemen over het samenstellen van het vertrouwenspersoon jaarverslag.
Wil je meer weten over dit onderwerp, plan dan een gratis adviesgesprek met een van onze adviseurs sociale veiligheid.
Yoconfio kenniscentrum
Mis niks! Ontdek hoe je goed werkgeverschap vormgeeft met onze kennis.
