Vertrouwenspersoon, klachtenregeling, interne meldregeling, bezwarenregeling: allemaal termen die worden geassocieerd met problemen. En laat dat nou net het probleem zijn!

Want in onze gesprekken met MKB ondernemers komt een ding heel duidelijk naar voren. Ze hebben een hekel aan problemen. Alleen het woord al roept een allergische reactie op. Net als het woord 'uitdaging' trouwens, dat de zaak hooguit een beetje verbloemt. Je hoort vaak "Kom liever met oplossingen in plaats van problemen."  Maar is dat wel zo slim? Want problemen zijn een goede informatiebron voor continu verbeteren en vernieuwen.

Inhoudsopgave

1. Problemen als bron van informatie
2. Associeer het woord 'probleem' met 'winst'
3. Neem alle meldingen serieus
4. Creëer een sociaal veilig meldklimaat
5. Stel een gedragscode en interne meldprocedure op

 

Problemen als bron van informatie

Het bedrijfsleven van vandaag de dag kan worden omschreven als complex, snel veranderend, en onzeker. In de praktijk blijkt echter steeds weer dat er onvoldoende tijd en aandacht wordt besteed aan het doorgronden van wat het probleem nu precies is en gaat men te snel over naar het aan Dit is contraproductief, omdat er bewijs is dat juist deze probleemconstructiefase essentieel is: de kwaliteit van gegenereerde oplossingen is sterk afhankelijk van de formulering van het probleem.

Vooropgesteld, er is niks mis met oplossingsgerichtheid. Maar om een oplossing te vinden moet je eerst het probleem goed begrijpen. Het probleem is dus de bron en het eerste aanknopingspunt. 

"Er is niks mis met het aanmoedigen van oplossingsgerichtheid, maar het gaat mis als mensen worden ontmoedigd om problemen te melden" 

Als je mensen niet geen veilige optie geeft om met problemen te komen, loop je veel verbeterpotentieel mis. Want dan worden simpelweg niet alle problemen gemeld. En dan blijven die problemen in de onderstroom in plaats van dat ze naar de oppervlakte komen.

Een probleem is een ongewenste, of moeilijk op te lossen situatie.  Een oplossing is een manier om het probleem te beëindigen. Probleem en oplossing zijn dus twee verschillende zaken. 

Het is bovendien te simpel om te veronderstellen dat problemen en oplossingen altijd door een en dezelfde medewerker kunnen worden behandeld. De een is goed in het signaleren van problemen, de ander in het bedenken van oplossingen. Laat staan de complexe uitdagingen van deze tijd. Daar is samenwerking voor nodig.

Hoe creëer je als leider een sociaal veilige werkomgeving waarin het melden van problemen niet wordt afgestraft maar juist wordt omarmd? 

Associeer het woord 'probleem' met 'potentiële winst'

Probeer het woord 'probleem' eens te associeren met 'winst'. Problems are profit. Beeld je simpelweg een zak geld in. Zie het aankaarten van problemen als een gratis advies. Het scheelt je tijd en geld dat iemand het voor jou aankaart. Het kan je winst opleveren. 

Neem alle meldingen serieus

Moedig mensen aan om problemen te melden. Sta open voor het ontvangen meldingen en verbetersuggesties van medewerkers. Bedank de melder. Neem het serieus, wacht niet te lang en doe er ook wat mee. Informeer de melder over wat je met het advies hebt gedaan en hoe het heeft bijgedragen aan het verbeteren van de organisatie.

Creëer een sociaal veilig meldklimaat

Zorg voor een klimaat waarin problemen (klachten, bezwaren, misstanden, ongewenste omgangsvormen) veilig besproken en behandeld kunnen worden. Idealiter voelt iedereen zich veilig om te melden. Een onafhankelijke en oplossingsgerichte vertrouwenspersoon kan daarin een constructieve rol spelen.

Stel een gedragscode en interne meldprocedure op

Stel een heldere interne gedragscode en meldprocedure op en communiceer deze binnen de organisatie. Dit hoeft geen ingewikkeld verhaal te zijn, een infographic kan al heel goed werken. 

Maak het allemaal niet te zwaar, zorg voor laagdrempelige ondersteuning. 

Wil je meer weten over hoe je een gedragscode en interne meldprocedure opstelt plan gerust een gratis adviesgesprek in. 

Plan een gratis adviesgesprek